Одним из основных направлений деятельности Государственной службы управления документацией и архивами (ГСУДА) ПМР является формирование Архивного фонда ПМР, его комплектование, обеспечение сохранности и использования архивных документов.
Архивный фонд Приднестровской Молдавской Республики – важная часть информационных ресурсов нашего государства, её историко-культурного и интеллектуального наследия. Информационный потенциал архивов необходим для обеспечения растущих информационных потребностей общества, задач государственного управления, развития науки и культуры, законных прав личности.
Архивный фонд ПМР (АФ ПМР) за советский период сложился на основе архивных фондов рай(гор)госархивов Приднестровья и г. Бендеры, архивных документов учреждений, организаций, предприятий региона за 1944-1991 годы. Всего с учётом административных реформ в АФ ПМР поступили документы 12 районов и двух городов бывшей Молдавской ССР за 1944-1991 годы: Григориопольского, Дубоссарского, Каменского, Рыбницкого, Тираспольского, Слободзейского, Волонтировского, Каушанского, Кайнарского, Ново-Аненского, Оланештского, Суворовского районов, городов Тирасполь и Бендеры.
На сегодняшний день в ПМР функционируют:
– Центральный государственный архив ПМР;
– Центральный государственный архив аудиовизуальных и электронных документов ПМР;
– Бендерский городской государственный архив;
– Григориопольский районный государственный архив;
– Дубоссарский районный государственный архив;
– Каменский районный государственный архив;
– Рыбницкий районный государственный архив;
– Слободзейский районный государственный архив.
Государственные архивы Приднестровья, образующие архивную отрасль республики, являются хранилищами исторической памяти, имеют непреходящую общественную, государственную и историческую ценность.
По состоянию на 01.01.2008 общая площадь архивохранилищ государственных архивов и межведомственных архивов по личному составу составляет – 2014,5 м2, загруженность около 80 %; общая протяжённость стеллажей – 6969 пог/м.
Архивный фонд ПМР как совокупность документов, отражающих материальную и духовную культуру нашего народа, формируется последние 17 лет и не является каким-то застывшим, закрытым комплексом документации. Он постоянно пополняется. Ежегодно в организациях-источниках комплектования госархивов образуется около 15 тыс. дел постоянного хранения.
За 17 лет (1991-2007 гг.) Архивный фонд ПМР пополнился более чем на 130 тыс. документов.
По состоянию на 01.01.2008 год источниками комплектования Архивного фонда ПМР являются 530 учреждений, организаций, предприятий.
Из них: 470 – которые передают управленческую документацию;
20 – хранящие аудиовизуальные документы;
40 – хранящие научно–техническую документацию.
Архивный фонд ПМР по состоянию на 01.01.2008 составил:
• Управленческая документация (постоянного хранения):
– находящаяся на госхранении в рай(гор) госархивах – 333 625 ед. хр. за 1823, 1841-1929, 1944-2007годы;
– находящаяся на ведомственном хранении в учреждениях, организациях, предприятиях – источниках комплектования рай(гор)госархивах: 41 939 ед. хр. за 1924-2007 годы;
• Аудиовизуальные документы:
– на госхранении в АВЭД – 782 ед. хр. за 1942-2007 годы;
– в учреждениях, организациях, источниках комплектования: 13 780 ед. хр. за 1942-2007 годы.
• Научно–техническая документация: 984 485 ед.хр. за 1945-2006 годы.
ИТОГО: 1 374 611 ед. хр. за 1823, 1841-1929, 1944-2007 годы.
Крупнейшим архивом нашей республики является Центральный Государственный архив. В нем хранятся важнейшие документы, составляющие прошлую и настоящую историю нашей республики, и в этом смысле архив является символом Приднестровской государственности. В нем осуществляется хранение документов г. Тирасполя и шести районов бывшей МССР.
По состоянию на 01.01.2008 в ЦГА ПМР на государственном хранении находятся:
– 954 фонда;
– 169 594 единицы хранения.
Это управленческая, научно–техническая документация, документы личного происхождения, метрические книги за 1823, 1841-1929, 1944-2007 годы.
В формировании Архивного фонда ПМР большая роль отводится экспертным службам. В ГСУДА ПМР работает Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) ГАС ПМР в составе начальников управлений и отделов, а также специалистов ГСУДА.
ЦЭПК ГАС ПМР – коллегиальный орган, который рассматривает вопросы, связанные с определением состава документов Архивного фонда, проведением экспертизы ценности документов, перечни документов всех типов с указанием сроков хранения, итоги научно-технической обработки документов организаций. Решения ЦЭПК ГАС ПМР оформляются протоколами. Разрешение на выделение к уничтожению документов, не представляющих научно-исторической ценности и вышедших из практического применения, выдается в виде ордера с указанием валовой нумерации в рамках делопроизводственного года.
В Центральном государственном архиве Приднестровской Молдавской Республики работает экспертно-проверочная комиссия Центрального государственного архива (ЭПК ЦГА ПМР) в составе директора ЦГА (председатель комиссии), начальников управлений и отделов, специалистов ЦГА. ЭПК ЦГА – совещательный орган, рассматривающий вопросы, связанные с проведением экспертизы ценности и отбора документов города Тирасполь на постоянное и долговременное хранение, выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, научно-методическим обеспечением практической деятельности ЦГА, связанной с формированием Архивного фонда города Тирасполь.
В 2007 году в ЦГА ПМР начался плановый прием документов постоянного хранения органов государственной власти и управления за 1991-1992 годы.
С момента создания Приднестровской Молдавской Республики важнейшей задачей, становится полноценное комплектование Архивного фонда нашего государства. Реформа исполнительной власти, перестройка управлением народным хозяйством, создание новых хозяйственных структур, усиление роли и значения учреждений и организаций низового звена, стремительный рост количества общественных организаций, объединений, партий и движений заставляют архивистов постоянно пересматривать списки источников комплектования госархивов. При этом изменяется не только количественный состав источников комплектования, но и качественный состав принимаемых на государственное хранение документов за счет документов в основном информационно-аналитического характера.
С этой целью, в 2007 году проведена работа по разработке новой версии классификации документов Архивного Фонда ПМР. Разработана новая классификационная схема формирования Архивного фонда ПМР. Пересмотрены списки источников комплектования АФ ПМР: ЦГА ПМР (республиканские органы государственной власти и управления, г.Тирасполь) и районных (городских) государственных архивов.
За прошедшие 15 лет отмечается тенденция к увеличению числа организаций с полной формой приема. В списки источников комплектования государственных архивов входят учреждения органов государственной власти и управления, органы местного самоуправления, налоговые инспекции, комитеты по управлению имуществом, по земельным вопросам, коммерческие банки, акционерные общества, производственно-хозяйственные кооперативы, учреждения образования, культуры, здравоохранения и др. Вместе с тем выведены из списка предприятия и организации в связи с их ликвидацией или реорганизацией.
Комплектование государственных архивов – это та сфера архивного дела, в которой наиболее полно отразились многие проблемы и противоречия сложного современного периода развития нашего государства. В новых правовых и социально – экономических реалиях заметно сузилась сфера государственного управления и изменилась сама структура фондообразователей.
Как и много лет назад (в советский период истории) Архивный фонд нашего государства создаётся путём решения двух основных задач: определения состава источников комплектования и определения состава документов, подлежащих постоянному хранению. При этом сегодня в составе источников комплектования мы видим существенные количественные и качественные изменения. К таковым можно отнести повышение удельного веса организаций негосударственных форм собственности (40 % от общего количества), также управленческих структур различных уровней, большее разнообразие видов организаций и состава документов.
Появление организаций с новыми формами собственности повлекло за собой образование новых видов документов, таких как учредительный договор, реестр акционеров, протоколы общих собраний акционеров, заседаний советов директоров, положения о приватизации, о распределении акций, документы по лицензированию и др.
Вместе с тем большинство негосударственных организаций – это бывшие госпредприятия, которые состоят в списках, так как продолжают хранить государственную часть Архивного фонда. Целесообразность нахождения в списках многих таких организаций в настоящее время рассматривается специалистами ЦГА.
Необходимо подчеркнуть, Архивный фонд ПМР, который формируется сегодня, должен и будет адекватно отражать политическую, правовую, социально–экономическую ситуацию конкретного исторического периода. У нас это подтверждается ростом в списках источников комплектования государственных архивов удельного веса управленческих, государственных и муниципальных органов. Поэтому мы говорим о полноценном плановом, системном отборе документальных комплексов.
Сегодня и в дальнейшем будет возрастать роль приема и коллекционного комплектования не только в отношении личных фондов и документов общественных организаций, но и документов негосударственных организаций производственного и хозяйственного секторов («Шериф», « Интерднестрком», «Транстелеком» и другие).
Обеспечение сохранности документов Архивного фонда ПМР, создание надёжной и эффективной безопасности государственных архивов всегда было и остаётся приоритетной задачей Архивной службы ПМР.
Сохранение документального наследия прошлого – государственная задача, один из признаков развитой цивилизации.
Перед архивами – хранителями прошлого – стоит сложная проблема: сохранить культурно – историческое многообразие видов и форм документов, созданных человеком; сберечь от разрушительного ветра времени; влить документальные потоки знаний в единое информационное поле современного общества.
Сложность этой проблемы, прежде всего в том, что никто и никогда не создавал документы специально для вечного хранения. Поэтому они, как правило, недолговечны и легко разрушаются при плохом хранении, особенно в современной неблагоприятной экологической среде.
Необходимо отметить, что архивы, к сожалению, не имеют достаточной помощи государства, необходимого финансового и технического обеспечения, позволяющих решать задачи сохранности документов в полном объеме и с должной оперативностью, да и отношение отдельных руководителей к проблемам архивной отрасли, оставляет желать лучшего.
В этих сложных условиях особенно важен профессионализм и добросовестное отношение к работе специалистов-архивистов.
В течение последних лет, почти во всех республиканских органах власти и управления была осуществлена научно–техническая обработка документов с разрывом между делопроизводственным годом и годом упорядочения не более 3 лет. Это состояние в основном поддерживается и в настоящее время. Хотя отдельные министерства и ведомства не только допустили отставание, но на протяжении длительного времени затягивают вопрос с обработкой своих документов. Эта ситуация ненормальная, как показывает опыт она создаёт предпосылки для утраты архивных документов, поэтому министерства и ведомства не просто должны, а обязаны принять энергичные меры для исправления ситуации. Центральный государственный архив готов оказать методическую помощь в этом вопросе.
В этой связи, должен сказать, что оставляет желать лучшего профессиональная подготовка как работников ДОУ, так и архивистов министерств и ведомств. Для её повышения необходимо изучать нормативно – правовую базу по документационному обеспечению управления и архивному делу.
Хотелось поднять ещё одну проблему. В последние годы в ПМР заметно обострилась проблема сохранности документов ликвидированных (реорганизованных) предприятий и организаций.
Отдельные из них уже признаны банкротами проходят процедуру ликвидации. Большинство из них не имели документов постоянного срока хранения, поэтому, никогда не были источниками комплектования Госархивов. Но в этих организациях создавались подлежащие долговременному хранению (75лет) документы по личному составу, сохранность и использование которых гарантирует соблюдение конституционных прав граждан ПМР.
В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу учреждений, организаций, предприятий всех форм собственности с 2001 года, при рай(гор)госархивах по инициативе Госархива ПМР образованы и функционируют межведомственные архивы по личному составу (МВА).
Как показала практика при приватизации (ликвидации) организаций про документы прежних владельцев вспоминают в последнюю очередь. Государственные архивы не всегда своевременно получают информацию о ликвидации (реорганизации), в результате чего, многие документы, в том числе по личному составу, бывают безвозвратно утрачены. Новые (собственники), как правило, отказываются обеспечивать хранение документов по личному составу, а также осуществлять оплату (МВА) за их хранение в течение установленных сроков.
Архивная служба неоднократно поднимала этот вопрос на государственном уровне, однако до конца он не отрегулирован. В решение этого вопроса должно принять участие – Министерство экономики и Министерство промышленности.
В отдельных министерствах и ведомствах необходимо активизировать работу по составлению ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, примерных номенклатур дел. Это – министерства экономики, финансов, информации и телекоммуникаций, просвещения, природных ресурсов и экологического контроля и др.
Мы живём в бурное время перемен. Настоящее станет прошлым. Задача архивистов не только сохранять и сделать доступным для исследователей уже имеющиеся документы, но и собрать, и принять на хранение создаваемые ценные документы «независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности».
Директор ЦГА ПМР М.В. Баев