Важным направлением деятельности органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики является контрольно-надзорная деятельность по соблюдению требований законодательства в области архивного дела и управления документацией.
На 2022 г. было запланировано – 175 комплексных плановых проверок.
Фактически органами системы государственного контроля (надзора) в области архивного дела и управления документацией в рамках комплексных плановых проверок, количество контрольно-надзорных мероприятий за 2022 год составило 39 проверок, из них:
– ГСУДА ПМР – 4;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Дубоссары и Дубоссарского района – 8;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Бендеры – 2;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Слободзея и Слободзейского района – 3;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Григориополь и Григориопольского района – 15;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Рыбница и Рыбницкого района – 4;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Каменка и Каменского района – 5.
1 мероприятие приостановлено, 1 отменено.
Недовыполнение плана проверок обусловлено отсутствием уведомлений координирующих органов, в связи с действием карантинных мероприятий и введением чрезвычайного экономического положения в Республике.
По результатам контрольно – надзорных мероприятий:
а) составлено – 35 актов;
б) выдано – 16 предписаний и представлений.
По итогам проведения контрольных мероприятий находятся на контроле исполнения 5 предписаний и представлений.
Проведение проверок осуществляется в отношении источников комплектования Архивного фонда ПМР и всех юридических лиц, обеспечивающих хранение и использование документов по личному составу своих работников. Как показывает практика это необходимый контроль, проводимый, прежде всего в интересах граждан.
Деятельность по осуществлению функции государственного контроля (надзора) осуществляется должностными лицами органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики в соответствии с требованиями действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики.
Жалоб, замечаний, претензий со стороны подконтрольных лиц на действия (бездействия) должностных лиц органов системы архивной отрасли, осуществляющих государственный контроль, не поступало.
Наиболее часто встречающимися нарушениями законодательства в области архивного дела и управления документацией, выявленные в ходе контрольных мероприятий, являются:
а) не своевременное проведение экспертизы ценности и упорядочение документов;
б) отсутствие нормативно-методических документов;
в) отсутствие оборудованных помещений для хранения документов;
г) отсутствие ответственных специалистов за учет, сохранность и использование архивных документов.
Основой контрольных функций является прежде всего профилактика правонарушений связанная с:
– распространением среди органов государственной власти и управления, организаций всех форм собственности нормативно-методической информации о правилах ведения делопроизводства и архивного дела;
– организация проведения семинаров, лекций, курсов повышения квалификации как для специалистов организаций всех форм собственности, так и специалистов архивной системы.
За отчетный период проведено – 9 семинаров и 14 курсов повышения квалификации, из которых:
– республиканского уровня – 17;
– местного уровня – 6.
Традиционным стало ежегодное проведение Республиканского семинара с руководителями служб ДОУ и архивов органов власти и управления, местного самоуправления под патронажем Правительства ПМР.
Постоянно ведется работа по оказанию консультационной, методической и практической помощи, за 2022 год оказано свыше 500 консультаций.
В рамках реализации положений Административной реформы разработано Положение о порядке производства по делам об административных правонарушениях в области архивного дела и управления документацией, Методические рекомендации по составлению протокола об административном производстве, Методические рекомендации о порядке наложения административных взысканий за правонарушения в области архивного дела и управления документацией.