Аналитика проверок

ИНФОРМАЦИЯ об осуществления функции государственного контроля (надзора)

Информация об осуществления функции государственного контроля (надзора) за соблюдением требований законодательства Приднестровской Молдавской Республики в области архивного дела и управления документацией за 2020 год.

  1. В соответствии со сводным отраслевым планом по осуществлению функции государственного контроля (надзора) проверке подлежало 162 организации.

Фактически органами системы государственного контроля (надзора) в области архивного дела и управления документацией в рамках комплексных плановых проверок государственный контроль соблюдения требований действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики проведен в отношении 31 организации.

Недовыполнение плана по осуществлению функции государственного контроля (надзора) обусловлено действием Распоряжения Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 23 марта 2020 года № 187р «О внесении изменений и дополнений в Распоряжение Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 12 марта 2020 года № 148р «О введении ограничительных мероприятий (карантина) по предотвращению распространения коронавирусной инфекции, вызванной новым типом вируса (2019-nCoV)» в связи с ростом угрозы распространения коронавирусной инфекции, вызванной новым типом вируса (2019-nCoV), в соответствии с которым исполнение функции государственного контроля (надзора) было приостановлено.

В соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики о порядке проведения проверок при осуществлении государственного контроля (надзора) подготовлен 35 проектов приказов ГСУДА ПМР. Из них:

а) плановые мероприятия по контролю  – 26;

б) внеплановые – 6;

в) о приостановлении контрольных мероприятий – 1;

г) о возобновлении проведения контрольных мероприятий – 1;

д) о замене должностных лиц, осуществляющих проверку, в связи с временной нетрудоспособностью – 1.

С учетом контрольно-надзорных мероприятий переходного периода (декабрь 2019 года – январь 2020 годов) фактическое количество контрольно-надзорных мероприятий за 2020 год составило 36 проверок.

Из них к исполнению:

— ГСУДА ПМР – 5;

— территориальный орган управления документацией и архивами г. Бендеры — 1;

— территориальный орган управления документацией и архивами г. Григориополь и Григориопольского района – 1;

— территориальный орган управления документацией и архивами г. Дубоссары и Дубоссарского района – 4;

— территориальный орган управления документацией и архивами г. Рыбница и Рыбницкого района – 24;

— территориальный орган управления документацией и архивами г. Слободзея и Слободзейского района – 1.

В адрес налоговых инспекций городов и районов республики направлено 9 писем о делегировании специалистов для участия в плановых мероприятиях по контролю.

В порядке, установленном действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики оформлено 6 внеплановых контрольных мероприятия с уведомлением органов Прокуратуры по месту нахождения юридического лица.

В рамках проверок, проводимых органами Прокуратуры по соблюдению требований действующего законодательства при осуществлении функции государственного контроля (надзора), направлено 2 (два) информационных письма об осуществлении внеплановых контрольных мероприятий. Нарушений со стороны органов Прокуратуры в ходе проверок не выявлено.

  1. На момент составления аналитического отчета контрольные мероприятия в отношении всех организаций завершены, материалы проверок представлены в соответствии с требованиями действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики.

В связи с введением карантинных ограничений проведение контрольных мероприятий и представление материалов проверок было приостановлено в соответствии с Приказом ГСУДА ПМР от 24.03.2020 № 30-п на период с 24 марта 2020 года до 23 июня 2020 года.

Осуществление контрольно-надзорной деятельности возобновлено в соответствии с Приказом ГСУДА ПМР от 23.06.2020 № 31-п.

По результатам проведения контрольных мероприятий ГСУДА ПМР и территориальными органами управления документацией и архивами составлено:

а) актов – 36;

б) представлений – 2;

в) предписаний – 21.

По итогам проведения контроля исполнения предписаний (представлений), с учетом переходящих по сроку с 2019 года:

а) находятся на контроле – 36;

б) в полном объеме исполнено – 10;

в) частично исполнено – 11;

г) в стадии исполнения – 15;

  1. Проведение мероприятий по контролю, а также контроль исполнения представлений (предписаний) выданных по итогам контрольно-надзорных мероприятий осуществляется должностными лицами органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики в целом в соответствии с требованиями действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики.

В связи с ограничительными мероприятиями (карантином), связанными с распространением коронавирусной инфекции ГСУДА ПМР и ТОУДиА принято 59 Решений о продлении срока исполнения представлений (предписаний), сроки исполнения которых истекали в период карантина. Сроки исполнения предписаний (представлений) передвинуты с учетом возобновления контрольно-надзорной деятельности и объективного установления сроков для исполнения предписаний на 2021 год.

Жалоб, замечаний, претензий со стороны подконтрольных лиц на действия (бездействие) должностных лиц органов системы архивной отрасли, осуществляющих государственный контроль (надзор) в рамках 2020 года не поступало.

Наиболее часто встречающимися нарушениями законодательства в области архивного дела и управления документацией, выявленными в ходе контрольно-надзорных мероприятий являются следующие нарушения:

а) не согласованы с экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов нормативно-методические документы локального характера, регламентирующие деятельность организаций в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела:

— Положение о службе ДОУ;

— Положение об экспертной комиссии;

— Положение об архиве;

— Инструкция о порядке ведения делопроизводства;

— Номенклатура дел

б) несвоевременное проведение экспертизы ценности и научно-технической обработки дел организации, отсутствует либо не согласован экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов научно-справочный аппарат к документам ведомственного архива:

— Описи дел постоянного хранения;

— Описи дел по личному составу;

— Учетно-регистрационные формы;

в) отсутствуют помещения ведомственного архива (архивохранилища) для обеспечения сохранности документов, оконченных делопроизводством;

г) в архивах отсутствует или не ведется учетная документация (книга, журнал) поступления и выбытия документов, а также учетные документы по выдаче документов и дел из архива во временное пользование, журналы учета выдачи архивных справок;

д) архивохранилища не оборудованы должным образом, отсутствуют контрольно-измерительные приборы, отсутствуют контрольные журналы учета температурно-влажностного режима, не соблюдается режим хранения документов;

е) утрата документов по личному составу.

Для профилактики указанных нарушений необходимо:

а) начальникам структурных подразделений Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики, руководителю ГУ «Архивы Приднестровья», руководителям территориальных органов управления документацией и архивами активизировать работу по распространению среди органов государственной власти и управления, организаций всех форм собственности нормативно-методической информации о правилах ведения делопроизводства и архивного дела, необходимости соблюдения требований действующего законодательства, а так же о наступлении  ответственности за  нарушение законодательства в области архивного дела и управления документаций, в том числе и административной;

б) организовать проведение семинаров, лекций, курсов повышения квалификации специалистов органов государственной власти и управления, организаций всех форм собственности по вопросам организации и ведения архивного дела и документационного обеспечения управления, порядке проведения проверок при осуществлении функции государственного контроля (надзора);

в) в случае выявления в ходе мероприятий по контролю грубых или систематических нарушений законодательства в области архивного дела и управления документацией применять более строгие меры реагирования, в том числе привлечение к административной ответственности должностных лиц и перевод организаций на усиленный режим государственного контроля (надзора).

г) обратить внимание должностных лиц органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики на неукоснительное соблюдение требований действующего законодательства при проведении контрольных мероприятий в связи с нарушениями, допущенными в рамках исполнения функции государственного контроля (надзора) в 2020 году.

  1. Дел об административных правонарушениях в 2020 году органами системы архивной отрасли не возбуждалось.

Меры административного реагирования не применялись.

Отдельного внимания заслуживают факты обнаружения утраты документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, документов по личному составу, выявленные в ходе мероприятий по контролю в 2020 году.

В ходе осуществления плановых мероприятий по контролю соблюдения требований действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики в отношении администраций сел и поселков Рыбницкого района, проведенных в период февраль-март 2020 года была выявлена в совокупности утрата 245 единиц хранения.

По итогам контрольных мероприятий, проведенных в отношении администраций сел и поселков Рыбницкого района выдано 12 предписаний об устранении нарушений действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики, предусматривающих организацию розыска и восстановления утраченных дел.

Принятие решения о возбуждении дела об административном правонарушении не принималось до получения результатов розыска дел, отсутствие которых было выявлено в ходе мероприятий по контролю для целей их обнаружения либо установления факта утраты.

В связи с ограничительными мероприятиями (карантином), связанными с распространением коронавирусной инфекции деятельность по осуществлению функции государственного контроля (надзора) была приостановлена.

В связи с нахождением на карантине подконтрольных лиц и невозможностью исполнений предписаний, предусматривающих розыск и восстановление дел Начальником ТОУДиА Рыбницкого района и г. Рыбница приняты решения о продлении сроков исполнения предписаний в порядке, установленном действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.

При возобновлении осуществления функции государственного контроля
(надзора) деятельность по розыску дел, отсутствие которых выявлено в ходе контрольных мероприятий была возобновлена, однако меры административного реагирования не применялись.

            На момент составления аналитического отчета в ходе розыска обнаружено 50 единиц хранения.

          Розыск дел, отсутствие которых выявлено в ходе мероприятий по контролю продолжен в соответствии с требованиями действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики.

       На основании изложенного выше для целей предотвращения аналогичных ситуаций, возникающих при осуществлении функции государственного контроля (надзора):

а) указать должностным лицам, осуществляющим мероприятия по контролю на необходимость незамедлительного составления протокола об административном правонарушении с изложением имеющихся фактов по установленной форме для целей последующего привлечения подконтрольных лиц к административной ответственности, помимо вынесения мотивированного предписания об устранении нарушений требований действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики.

б) должностным лицам, осуществляющим проверки в ходе исполнения функции государственного контроля (надзора) направить напоминание о мерах ответственности должностных лиц за соблюдение требований действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики о порядке проведения проверок при осуществлении государственного контроля (надзора) и персональной ответственности должностного лица, осуществляющего государственный контроль (надзор) за их нарушение.

  1. В ходе проведения внепланового контрольно-надзорного мероприятия в 2020 году выявлен факт чинения препятствий должностным лицам при осуществлении функции государственного контроля (надзора) (должностные лица не были допущены на территорию подконтрольного лица для целей проведения мероприятия по контролю, не представлены документы для осуществления контрольного мероприятия). По итогам мероприятия по контролю составлен акт о недопуске должностных лиц для осуществления функции государственного контроля (надзора), в адрес подконтрольного лица направлено соответствующее обращение, надлежащим образом уведомлены органы Прокуратуры по месту нахождения юридического лица о фактах нарушения действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики о порядке проведения проверок при осуществлении функции государственного контроля (надзора).

Для целей пресечения подобных нарушений со стороны подконтрольных лиц должностным лицам органов системы архивной отрасли, уполномоченным на осуществление функции государственного контроля (надзора), при возникновении аналогичных ситуаций, связанных с чинением препятствий в осуществлении государственной функции необходимо составлять протокол об административном правонарушении для привлечения подконтрольных лиц к административной ответственности в порядке действия статьи 19.5 Кодекса Приднестровской Молдавской Республики об административных правонарушениях.