Деятельность Информация проверок Контрольная (надзорная) деятельность Новости

ГСУДА ПМР информирует

Об осуществления функции государственного контроля (надзора) за соблюдением требований законодательства в  области архивного дела и управления документацией в 2016 году

В соответствии с Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 14 января 2016 года № 5 «О приостановлении проведения плановых мероприятий по контролю (надзору) в отношении юридических лиц, физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей», проведение плановых мероприятий по контролю соблюдения требований законодательства в области архивного дела и управления документацией в 2016 году было приостановлено.

Вместе с тем, в 2016 году Государственной службой управления документацией и архивами Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики был проведен ряд  внеочередных мероприятий по контролю соблюдения требований законодательства в области документационного обеспечения управления и архивного дела в отношении юридических лиц, основанием проведения которых являлись письменные заявления граждан о нарушении их прав и законных интересов.

С учетом контрольно-надзорных мероприятий переходного периода (декабрь 2015 – январь 2016) фактическое количество контрольно-надзорных мероприятий 2016 года составило 12 проверок.

В ходе осуществления внеочередных проверок был выявлен ряд фактов нарушения юридическими лицами требований по обеспечению сохранности документов по личному составу, а также были установлены нарушения действующего законодательства в части соблюдения порядка передачи документов по личному составу на государственное хранение в органы системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики при ликвидации юридического лица в результате банкротства. Обеспечение сохранности документов по личному составу обусловлено необходимостью реализации прав граждан на получение ретроспективной информации, а их утрата может повлечь нарушение прав и законных интересов граждан в части их пенсионного обеспечения. Утрата документов по личному составу лишает граждан возможности получить  архивные  справки  о подтверждении стажа работы, о начислении  заработной  платы, об отчислениях в Пенсионный фонд, о несчастных случаях на производстве, подтверждающие право на льготы и иные компенсационные выплаты, иные архивные справки о подтверждении фактов и событий как биографического, так и социально-правового характера.

В качестве мер, направленных на предотвращение нарушения прав и законных интересов граждан, ГСУДА МЮ ПМР были разработаны соответствующие законопроекты:

—  по внесению дополнений в Закон Приднестровской Молдавской Республики «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Приднестровской Молдавской Республики» в целях обеспечения контроля за сдачей документальных фондов организаций в органы системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики при ликвидации юридического лица в рамках реализации положений статьи 24 Закона Приднестровской Молдавской Республики  от  16  января  2009  года  N 651-З-IV «Об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики»;

— по внесению дополнений в Кодекс Приднестровской Молдавской Республики об административных правонарушениях в целях установления мер административной ответственности должностных лиц за утрату или незаконное уничтожение документов по личному составу в виде наложения административного штрафа в размере от 25 (двадцати пяти) до 230 (двухсот тридцати) РУ МЗП.

По состоянию на 30 марта 2017 года Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики при участии территориальных органов управления документацией и архивами проведено 11 (одиннадцать) плановых мероприятий по контролю соблюдения требований законодательства в области архивного дела и управления документацией, в стадии проверки находятся пять организаций.

По итогам контрольных мероприятий составлено пять  актов, выдано два предписания об устранении нарушений действующего законодательства в области архивного дела и управления документацией.

Наиболее распространенными нарушениями законодательства в области архивного дела и управления документацией являются:

  1. Отсутствуют, либо не согласованы с государственными архивами нормативно-методические документы локального характера, регламентирующие деятельность организации в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела:

— Положение о службе ДОУ;

— Положение об экспертной комиссии;

— Положение об архиве;

— Инструкция о порядке ведения делопроизводства.

  1. Отсутствует либо не согласован с государственными архивами научно-справочный аппарат к документальным материалам, переданным на хранение в архивы организаций:

— Номенклатура дел;

— Описи дел постоянного хранения;

— Описи дел по личному составу.

  1. Отсутствуют обязательные реквизиты документов, или реквизиты заполняются неправильно.
  2. Документы не проходят обязательной регистрации, то есть нарушается система учета документации.
  3. Не осуществляется контроль исполнения документов.
  4. Дела постоянного срока хранения, дела по личному составу не оформляются или оформляются с нарушением установленных правил.
  5. Отсутствуют помещения ведомственного архива (архивохранилища) для обеспечения сохранности документальных материалов, оконченных делопроизводством.
  6. Архивные документы размещаются с нарушением структурно-хронологического принципа, что не дает возможности осуществлять комплексное хранение и оперативный поиск (документы хранятся в состоянии россыпью или в коробках);
  7. В архивах отсутствует или не ведется учетная документация (книга, журнал) поступления и выбытия документов, а так же учетные документы по выдаче документов и дел архива во временное пользование, выдаче архивных справок.