Об осуществления функции государственного контроля (надзора) за соблюдением требований законодательства в области архивного дела и управления документацией в 2016 году
В соответствии с Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 14 января 2016 года № 5 «О приостановлении проведения плановых мероприятий по контролю (надзору) в отношении юридических лиц, физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей», проведение плановых мероприятий по контролю соблюдения требований законодательства в области архивного дела и управления документацией в 2016 году было приостановлено.
Вместе с тем, в 2016 году Государственной службой управления документацией и архивами Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики был проведен ряд внеочередных мероприятий по контролю соблюдения требований законодательства в области документационного обеспечения управления и архивного дела в отношении юридических лиц, основанием проведения которых являлись письменные заявления граждан о нарушении их прав и законных интересов.
С учетом контрольно-надзорных мероприятий переходного периода (декабрь 2015 – январь 2016) фактическое количество контрольно-надзорных мероприятий 2016 года составило 12 проверок.
В ходе осуществления внеочередных проверок был выявлен ряд фактов нарушения юридическими лицами требований по обеспечению сохранности документов по личному составу, а также были установлены нарушения действующего законодательства в части соблюдения порядка передачи документов по личному составу на государственное хранение в органы системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики при ликвидации юридического лица в результате банкротства. Обеспечение сохранности документов по личному составу обусловлено необходимостью реализации прав граждан на получение ретроспективной информации, а их утрата может повлечь нарушение прав и законных интересов граждан в части их пенсионного обеспечения. Утрата документов по личному составу лишает граждан возможности получить архивные справки о подтверждении стажа работы, о начислении заработной платы, об отчислениях в Пенсионный фонд, о несчастных случаях на производстве, подтверждающие право на льготы и иные компенсационные выплаты, иные архивные справки о подтверждении фактов и событий как биографического, так и социально-правового характера.
В качестве мер, направленных на предотвращение нарушения прав и законных интересов граждан, ГСУДА МЮ ПМР были разработаны соответствующие законопроекты:
– по внесению дополнений в Закон Приднестровской Молдавской Республики «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Приднестровской Молдавской Республики» в целях обеспечения контроля за сдачей документальных фондов организаций в органы системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики при ликвидации юридического лица в рамках реализации положений статьи 24 Закона Приднестровской Молдавской Республики от 16 января 2009 года N 651-З-IV “Об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики”;
– по внесению дополнений в Кодекс Приднестровской Молдавской Республики об административных правонарушениях в целях установления мер административной ответственности должностных лиц за утрату или незаконное уничтожение документов по личному составу в виде наложения административного штрафа в размере от 25 (двадцати пяти) до 230 (двухсот тридцати) РУ МЗП.
По состоянию на 30 марта 2017 года Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики при участии территориальных органов управления документацией и архивами проведено 11 (одиннадцать) плановых мероприятий по контролю соблюдения требований законодательства в области архивного дела и управления документацией, в стадии проверки находятся пять организаций.
По итогам контрольных мероприятий составлено пять актов, выдано два предписания об устранении нарушений действующего законодательства в области архивного дела и управления документацией.
Наиболее распространенными нарушениями законодательства в области архивного дела и управления документацией являются:
- Отсутствуют, либо не согласованы с государственными архивами нормативно-методические документы локального характера, регламентирующие деятельность организации в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела:
– Положение о службе ДОУ;
– Положение об экспертной комиссии;
– Положение об архиве;
– Инструкция о порядке ведения делопроизводства.
- Отсутствует либо не согласован с государственными архивами научно-справочный аппарат к документальным материалам, переданным на хранение в архивы организаций:
– Номенклатура дел;
– Описи дел постоянного хранения;
– Описи дел по личному составу.
- Отсутствуют обязательные реквизиты документов, или реквизиты заполняются неправильно.
- Документы не проходят обязательной регистрации, то есть нарушается система учета документации.
- Не осуществляется контроль исполнения документов.
- Дела постоянного срока хранения, дела по личному составу не оформляются или оформляются с нарушением установленных правил.
- Отсутствуют помещения ведомственного архива (архивохранилища) для обеспечения сохранности документальных материалов, оконченных делопроизводством.
- Архивные документы размещаются с нарушением структурно-хронологического принципа, что не дает возможности осуществлять комплексное хранение и оперативный поиск (документы хранятся в состоянии россыпью или в коробках);
- В архивах отсутствует или не ведется учетная документация (книга, журнал) поступления и выбытия документов, а так же учетные документы по выдаче документов и дел архива во временное пользование, выдаче архивных справок.