Важным направлением деятельности органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики является контрольно-надзорная деятельность по соблюдению требований законодательства в области архивного дела и управления документацией.
На 2023 г. было запланировано – 159 комплексных плановых проверок.
Фактически органами системы государственного контроля (надзора) в области архивного дела и управления документацией в рамках комплексных плановых проверок, количество контрольно-надзорных мероприятий за 2023 год составило 50 проверок, из них:
– ГСУДА ПМР – 2;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Тирасполь и г. Днестровск – 5;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Дубоссары и Дубоссарского района – 4;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Бендеры – 2;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Слободзея и Слободзейского района – 1;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Григориополь и Григориопольского района – 15;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Рыбница и Рыбницкого района – 1;
– территориальный орган управления документацией и архивами г. Каменка и Каменского района – 20.
Недовыполнение плана проверок обусловлено отсутствием уведомлений координирующих органов, в связи с действием карантинных мероприятий и введением чрезвычайного экономического положения в Республике.
По результатам контрольно – надзорных мероприятий:
а) составлено – 50 актов;
б) выдано – 20 предписаний и представлений.
По итогам проведения контрольных мероприятий находятся на контроле исполнения 5 предписаний и представлений.
Проведение проверок осуществляется в отношении источников комплектования Архивного фонда ПМР и всех юридических лиц, обеспечивающих хранение и использование документов по личному составу своих работников. Как показывает практика это необходимый контроль, проводимый, прежде всего в интересах граждан.
Деятельность по осуществлению функции государственного контроля (надзора) осуществляется должностными лицами органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики в соответствии с требованиями действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики.
Жалоб, замечаний, претензий со стороны подконтрольных лиц на действия (бездействия) должностных лиц органов системы архивной отрасли, осуществляющих государственный контроль, не поступало.
Наиболее часто встречающимися нарушениями законодательства в области архивного дела и управления документацией, выявленные в ходе контрольных мероприятий, являются:
а) не своевременное проведение экспертизы ценности и упорядочение документов;
б) отсутствие нормативно-методических документов;
в) отсутствие оборудованных помещений для хранения документов;
г) отсутствие ответственных специалистов за учет, сохранность и использование архивных документов.
Основой контрольных функций является прежде всего профилактика правонарушений связанная с:
– распространением среди органов государственной власти и управления, организаций всех форм собственности нормативно-методической информации о правилах ведения делопроизводства и архивного дела;
– организация проведения семинаров, лекций, курсов повышения квалификации как для специалистов организаций всех форм собственности, так и специалистов архивной системы.
За отчетный период проведено 11 научно просветительских семинаров.
С целью повышения квалификации и профилактики нарушений, выявленных в результате проведенных мероприятий по контролю (надзору) в области архивного дела и управления документацией, Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики проведены следующие мероприятия:
а) Республиканский семинар «Документационное обеспечение управленческой деятельности органов государственной власти и управления: итоги 2022 года и перспективы развития» под патронажем Правительства Приднестровской Молдавской Республики;
б) Республиканский семинар по повышению квалификации для специалистов ГСУДА
ПМР и органов системы архивной отрасли ПМР по теме: «Организация централизованного государственного учета и правила ведения учетной документации».
в) Республиканский семинар по повышению квалификации для специалистов ГСУДА
ПМР и органов системы архивной отрасли ПМР по теме «Организация работы с источниками комплектования Архивного фонда ПМР»;
г) Республиканский семинар для органов системы архивной отрасли ПМР по теме: «Организация и совершенствование контрольно-надзорных мероприятий архивными органами ПМР, формирование плана проверок в рамках контрольно-надзорный деятельности»;
д) Республиканский семинар для специалистов ГСУДА ПМР и органов системы архивной отрасли ПМР по теме: «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. ГОСТ ПМР 01-8:2021».
Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики осуществлялось взаимодействие с территориальными органами управления документацией и архивам по следующим вопросам, связанным с осуществлением функции государственного контроля (надзора):
а) нормативно-методическое регулирование проведения проверок при осуществлении функции государственного, контроля (надзора);
б) консультирование специалистов территориальных органов управления документацией и архивами, осуществляющих проверки соблюдения требований действующего законодательства в области архивного дела и управления документацией по спорным вопросам правоприменительной практики и т.д.;
в) контроль за сроком исполнения предписаний.
Оказана консультативная, методическая помощь более 60 министерствам и ведомствам по вопросам подготовки нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и архиве, составления бланков на организационно-распорядительную документацию, составления научно-справочного аппарата, уничтожения документов, не подлежащих хранению и др. вопросам в области архивного дела и документации.
Традиционным стало ежегодное проведение Республиканского семинара с руководителями служб ДОУ и архивов органов власти и управления, местного самоуправления под патронажем Правительства ПМР.