Важным направлением деятельности органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики является контрольно-надзорная деятельность по соблюдению требований законодательства в области архивного дела и управления документацией.
На 2024 год было запланировано – 253 комплексных плановых проверок.
Фактически органами системы государственного контроля (надзора) в области архивного дела и управления документацией в рамках комплексных плановых проверок, количество контрольно-надзорных мероприятий за 2024 год составило 58 проверок, из них:
- ГСУДА ПМР – 9;
- территориальный орган управления документацией и архивами г. Тирасполь и г. Днестровск – 4;
- территориальный орган управления документацией и архивами г. Дубоссары и Дубоссарского района – 11;
- территориальный орган управления документацией и архивами г. Бендеры – 4;
- территориальный орган управления документацией и архивами г. Слободзея и Слободзейского района – 0;
- территориальный орган управления документацией и архивами г. Григориополь и Григориопольского района – 18;
- территориальный орган управления документацией и архивами г. Рыбница и Рыбницкого района – 3;
- территориальный орган управления документацией и архивами г. Каменка и Каменского района – 9.
Недовыполнение плана проверок обусловлено отсутствием уведомлений координирующих органов, в связи с введением чрезвычайного экономического положения в Республике.
По результатам контрольно – надзорных мероприятий:
а) составлено – 58 актов;
б) выдано – 34 предписаний и представлений.
По итогам проведения контрольных мероприятий находятся на контроле исполнения 5 предписаний и представлений.
Проведение проверок осуществляется в отношении источников комплектования Архивного фонда ПМР и всех юридических лиц, обеспечивающих хранение и использование документов по личному составу своих работников. Как показывает практика это необходимый контроль, проводимый, прежде всего в интересах граждан.
Деятельность по осуществлению функции государственного контроля (надзора) осуществляется должностными лицами органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики в соответствии с требованиями действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики.
Жалоб, замечаний, претензий со стороны подконтрольных лиц на действия (бездействия) должностных лиц органов системы архивной отрасли, осуществляющих государственный контроль, не поступало.
Наиболее часто встречающимися нарушениями законодательства в области архивного дела и управления документацией, выявленные в ходе контрольных мероприятий, являются:
а) не своевременное проведение экспертизы ценности и упорядочение документов;
б) отсутствие нормативно-методических документов;
в) отсутствие оборудованных помещений для хранения документов;
г) отсутствие ответственных специалистов за учет, сохранность и использование архивных документов.
Основой контрольных функций является прежде всего профилактика правонарушений связанная с:
- распространением среди органов государственной власти и управления, организаций всех форм собственности нормативно-методической информации о правилах ведения делопроизводства и архивного дела;
- организация проведения семинаров, лекций, курсов повышения квалификации как для специалистов организаций всех форм собственности, так и специалистов архивной системы.
С целью повышения квалификации и профилактики нарушений, выявленных в результате проведенных мероприятий по контролю (надзору) в области архивного дела и управления документацией, Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики проведены следующие мероприятия:
а) 19.01.2024 семинар на тему: “Участие ГСУДА ПМР в V Международном конкурсе краеведов” по линии Российского исторического общества;
б) 15.03.20224 семинар на тему “Отчетный доклад по участию сотрудников ГСУДА ПМР в онлайн конференции «Результаты научно-исследовательской деятельности ВНИИДАД в 2023 г.»;
в) 22.03.2024 семинар на тему «Формирование и комплектование личных фондов известных приднестровцев в ЦГА ПМР»;
г) 29.03.2024 Научно-просветительский семинар по вопросам сохранения историко-культурного наследия. Обзор историко-краеведческой литературы, изданной, а ПМР в 2023 – пер. кварт. 2024 гг.;
д) 05.04.2024 семинар по теме «Правила составления номенклатуры дел органов государственной власти и основные ошибки»;
е) 16.04.2024 Республиканский семинар для специалистов ведомственных архивов и служб ДОУ органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений и организаций ПМР «Управление документацией и архивным делом в органах государственной власти по итогам работы за 2023 год» под патронажем Правительства ПМР;
ж) 17.05.2024 ведомственный семинар «Организация и оказание государственных услуг государственными и межведомственными архивами в ГИС «Электронные платежи»;
з) 22.06.2024 ведомственный семинар «Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях»;
и) 15.11.2024 Республиканский семинар «Формирование и комплектование Архивного фонда ПМР документами высших и центральных органов государственной власти ПМР» 15.11.2024.
Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики осуществлялось взаимодействие с территориальными органами управления документацией и архивам по следующим вопросам, связанным с осуществлением функции государственного контроля (надзора):
а) нормативно-методическое регулирование проведения проверок при осуществлении функции государственного, контроля (надзора);
б) консультирование специалистов территориальных органов управления документацией и архивами, осуществляющих проверки соблюдения требований действующего законодательства в области архивного дела и управления документацией по спорным вопросам правоприменительной практики и т.д.;
в) контроль за сроком исполнения предписаний.
На постоянной основе оказывается консультативная, методическая помощь министерствам и ведомствам по вопросам подготовки нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и архиве, составления бланков на организационно-распорядительную документацию, составления научно-справочного аппарата, уничтожения документов, не подлежащих хранению и др. вопросам в области архивного дела и документации.
Традиционным стало ежегодное проведение Республиканского семинара с руководителями служб ДОУ и архивов органов власти и управления, местного самоуправления под патронажем Правительства Приднестровской Молдавской Республики.